档案管理软件使用说明

一、登陆

用户首先进入山东女子学院档案馆网站，在网站首页右侧点击：“档案管理系统（档案员入口）”，如图：

或直接输入网址：http://10.102.8.129/，进入档案管理系统登陆界面，如图：

输入用户名：部门账号

密码：部门密码

点击“登陆”，进入系统。首次登录系统后，请尽快修改密码。

方法如下：进入档案系统后，单击系统设置-用户管理-单击用户名-修改密码。

二、录入案卷

进入系统后，点击档案管理，出现界面：

选择需要录入的类目(具体分类参照《山东女子学院档案归档范围和保管期限表》)，如：行政，点击“行政”进入，进入后显示如图：

在上图显示竖列中选择需要录入的年份及其下拉目录类别：

点击进入，出现如下界面（演示版）：

如果部门用户首次登陆，可能左侧下方的类目没有显示。

点击界面左边栏左上角“添加案卷”，点击完“添加案卷”后，出现如图（以办公室为例）所示：

分别填写：

    一级目录：案卷年份

    二级目录：参照《山东女子学院档案归档范围和保管期限表》（前期不熟悉，可以与档案馆沟通）

    实体分类号：“一级目录”-“二级目录”

    案卷/盒号：案卷顺序号（如1、2、3等）

    正题名：案卷名称

    页数：案卷总页数

    起止时间：案卷文件中颁发的最早时间及最晚时间

    归档单位：档案馆

    依次填写完毕后，点击“添加”，添加案卷成功。

三、添加卷内文件

点击添加文件

出现界面：

分别填写：

    一级目录：文件年份

    二级目录：参照《山东女子学院档案归档范围和保管期限表》（前期不熟悉，可以档案馆沟通）

    实体分类号：“一级目录”-“二级目录”

    文件案卷案卷及件号：案卷内文件顺序号（如1.0001、1.0002等）

    正题名：案卷内文件名称

    第一责任者：发文单位

    页数：案卷内每份文件的第一张所在页数；每个案卷的最后一份文件，需同时输入起始页及终止页，如36-40

    起止时间：案卷中文件的发文时间

    文号、图号：案卷中文件的发文编号

    依次填写完毕后，点击“保存”，添加案卷中的文件成功。

四、上传电子文件

添加完案卷和文件后退出，会出现如图界面：

点击“全文”下对应的相关符号，进入界面，如图：

分别填写：

    选择文件：点击“浏览”，选择文件在电脑中的保存位置

    文件题名：文件的名称

    上传方式：选择“上传整个文件”

    提取全文：选择“将附加内容追加到全文”

    填写完毕后，点击“上传”，上传成功。

五、修改录入信息

如输入完毕后发现输入有误，可进行修改，点击如图中“编辑”下想修改的文件对应的符号，进入修改界面即可：