关于2014年度文件材料收集归档的通知

学校各部门：

为全面做好2014年度学校各类文件材料的收集归档工作，努力做到各类归档文件材料的完整、齐全，现将相关事项通知如下：

一、收集归档范围

1、2014年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、学生、外事、出版、财务等各类文件材料。

2、各单位文件材料收集归档的具体范围，请按照《山东女子学院文件材料归档范围和保管期限规定》执行，具体见档案馆网站“业务指导”，凡2014年1月1日至12月31日的所有属于本单位归档范围的各类文件材料都要收集归档。

3、电子档案与纸质档案同步归档，凡反映学校重大活动、主要工作且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档，卷内目录、文件材料应同时提供电子版和纸质各一套。

二、收集归档要求

1、实行档案材料形成单位，课题组立卷的归档制度，凡应收集归档的文件材料，各单位要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范，并在规定时间内完成立卷归档任务。

2、各单位分管领导是归档文件质量的第一责任者，应督促兼职档案员认真做好本单位立卷归档工作，对归档文件材料的齐全、完整、准确、真实情况进行审查，并签署归档质量审查意见。

3、文件材料收集、立卷过程中如有问题，请随时与档案馆联系，联系电话：86526828.

三、归档时间及手续

1、全校归档时间为4月1日至5月31日。

2、文件材料移交归档时，请填写文件材料移交清单一式两份，由交接双方签字后各自存查。

2015年3月28日