关于做好2019年度档案收集工作的通知

 

各部门、各单位：  

档案工作是学校的基础性工作之一，为提高学校档案工作的整体水平，推进学校档案工作规范化管理，根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发【2014】15号）、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《山东省档案工作科学化管理规范》（鲁档发【2014】23号）等法律法规精神，结合学校档案工作的实际情况，现将2019年立卷归档工作通知如下，请按时完成档案的整理和移交。  

一、立卷归档时间  

根据《山东女子学院档案管理办法》规定，各类文件材料归档时间如下：  

1.党政、外事、出版、声像类文件材料及教学、科研、设备、基建、财会门类档案中的综合管理性文件材料，暂定于2020年10月底前归档。  

2.教学类中非综合管理类文件材料暂定于2020年11月底前归档（主要指学籍档案）。  

3. 科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档，仪器设备类档案在设备验收完毕投入使用后2个月归档；  

4.全校性重大活动的文件材料，在活动结束之日起一个月内由第一承办单位整理立卷后向档案馆移交；  

5、获得国家、省、市级人民政府或者是各级人社部、厅、局与有关部、厅、局联合表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，应在次年底前移交档案馆。  

6、山东女子学院新冠肺炎疫情防控工作领导小组根据工作内容将疫情防控资料收集归档移交至档案馆。  

二、归档文件范围  

在2019年度学校公务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的历史记录。各部门、各单位具体整理归档文件材料的范围详见《山东女子学院各部门、各单位文件材料归档范围》、《山东女子学院电子文件归档管理暂行办法》。  

未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行建档保管。各单位自管材料，也是学校档案的重要组成部分，各单位要确保文件材料的齐全完整，全面做好保管和提供利用工作。                                                    

三、立卷归档注意事项  

（一）学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。凡应收集归档的文件材料，各单位要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范，并在规定时间内完成立卷归档任务。  

（二）各部门兼职档案员负责本部门档案的整理组卷和目录编制（卷内目录、案卷目录），档案馆负责业务指导。  

四、电子档案归档要求  

电子档案与纸质档案同步归档，各部门在向档案馆移交纸质档案材料的同时移交电子档案。各部门根据《山东女子学院电子文件归档管理暂行办法》中的规定整理电子档案。  

五、其他事项  

档案馆将竭诚为各部门、单位文件材料和电子档案归档工作提供热情、周到服务。  

电   话：86526828

联系人:刘晓云    董央央

办公地址：博雅楼B座104室  

 

 

 

                      山东女子学院档案馆  

                          2020年5月20日  

 

 

 

 

 

附件：                           山东女子学院  

                         各单位立卷归档时间安排表  

时间	归档单位
6月1日—6月26日	图书馆、网络信息中心、继续教育学院、发展规划处、工会、妇女研究与发展中心、国际交流合作处、审计处、资产管理处、
6月29日—7月17日	宣传部、后勤管理处、保卫处、招生就业处、科技产业管理处、纪委办公室、监察处
9月14日—10月16日	党委院长办公室、教务处（综合管理类文件）、团委、学生工作处、人事处、科研处、基建处、财务处、组织部、机关党总支、教务处、教学质量监控与评估处
10月19日—11月27日	教务处（学生学籍档案）