山东女子学院学生类档案管理办法

1.引言

1.1为了加强学生类档案（以下简称学生档案）工作，充分发挥学生档案在学校各项工作中的作用，提高学生档案的质量和科学管理水平，逐步实现学生档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核学生档案工作提供依据，特制定本办法。

1.2本办法根据《中华人民共和国档案法》，教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章结合我校实际拟订。

2.主题内容

本办法规定了学生档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程，学生档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制，归档范围与保管期限表，二级类目代号简表以及表格、装具的规格式样等。

3.引用标准

GB3792.5-85《档案著录规则》

《文书档案案卷标准》

GB9705-88《文书档案案卷格式》

GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

4.学生档案工作的基本原则

4.1凡在学生工作和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属学生档案。

4.2学生档案是衡量我校学生工作水平和教育质量的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。

4.3学生档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4.4学生档案是学生工作的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入学生工作计划、规划，纳入学生工作制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达学生工作任务与提出学生工作文件材料的归档要求同步；检查学生工作与检查学生工作文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、毕业论文、优秀学生工作成果与审查、验收档案材料同步；上级评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

4.5各学生工作部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的学生工作文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。

4.6努力实现学生档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与学生工作，成为学生工作和教改的参谋部门，成为学校工作的信息咨询部门之一。

4.7继续完善学生档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和利用。

4.8要把学生档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从经费中给予学生档案工作适当资助

5.学生档案归档范围的确定

5.1确定的原则

5.1.1归档的学生工作和实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用

5.1.2归档的学生工作文件材料，必须反映学生工作、实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

5.1.3归档的学生工作文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系、符合学生工作和实践活动的成套性特点。

5.2归档的主要内容和重点

5.2.1归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、教材等方面。

5.2.2归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成不同载体的文件材料。

5.3不归档的文件材料

5.3.1上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；

5.3.2上级有关教学的未定稿的文件；

5.3.3重份文件；

5.3.4无查考利用价值的事务性临时文件；

5.3.5非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

5.3.6校内其他单位发来的文件；

5.3.7与校外单位交换来的材料；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

6．学生工作文件材料的部门立卷与归档流程

6.1形成与积累

6.1.1每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各院、处部署新学年工作时，同时向院（处）办公室主任、学生工作秘书布置形成积累学生工作文件材料的任务。

6.1.2学生工作部门会同档案部门向各院（处）发放各种学生工作文件材料表格，学籍登记表（卡），积累用卷宗（袋）等。

6.1.3院（处）兼职档案员按文件材料分类表分别积累学生工作文件材料，并定期进行整理。

6.1.4档案馆随时了解、督促、检查指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

6.1.5归档的学生工作文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

6.1.6学生档案管理文件一般归档一份，重要的学生工作文件（专著、优秀教材等）除原稿外，根据实践情况，酌加副本。

6.2整理组卷

6.2.1 坚持由学生工作文件材料形成部门立卷归档的原则，由各院所或学生工作部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

6.2.2根据学生工作文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷，便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

6.2.3在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

6.2.4卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

6.2.5卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

6.2.6凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

6.2.7各种材料大小不超过卷皮，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

6.2.8文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图表、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需写文字材料卷一致的档号。

6.2.9按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

6.2.10填写卷内目录及备考表

6.3归档验收

6.3.1由档人员填写归档说明书。

6.3.2移交时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整，齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

6.3.3移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

6.3.4学生工作综合管理文件次年6月底前归档。

7.学生档案的管理

7.1分类编号

7.1.1按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。

7.1.2根据学生档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。

7.1.3学生类档案档号=年度号+学生档案分类号+案卷号

案卷号按最下位类目流水。

属于学生工作内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。

7.2编目

7.2.1每卷档案脊背上填写档号，下沿的位置距离底边40毫米处。

7.2.2按照GB3972.5-85《档案著录规则》，编制学生类档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

7.2.3登录学生档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。

7.2.4编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。

7.3排架、保管

7.3.1按档号顺序排架。

7.3.2保符要求按《山东女子学院档案馆业务建设规范》第9条执行。

7.3.3与文件材料配套的特殊载体记录和学生档案，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

7.4鉴定和销毁

按《山东女子学院档案馆业务建设规范》笫1 0条执行。

7.5统计

按《山东女子学院档案馆业务建设规范》第1 0条执行。

7.6档案的补充与修改

7.6.1各院、处随时将收集到的学生工作文件材料经整理后向档案馆补充归档，档案馆负责学生档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。

7.6.2凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

8.学生档案的开发利用

8.1借阅

按《山东女子学院档案馆业务建设规范》第1 1条执行。

8.2咨询服务、报道交流

8.2.1指导利用者查找、利用档案，解答有关问题；

8.2.2根据本校教学需要，开展定题跟踪服务；

8.2.3定期编制书本式目录，发本单位各部门使用，并有选择地进行外部交流；

8.3编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编、信息交流等，为领导和师生服务。

8.4注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

8.5积极创作条件开展复印、计算机检索、打印服务。

9．学生档案工作岗位责任制

9.1分管学生工作的校领导的职责

9.1.1组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把学生档案工作列入本校工作计划、在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。

9.1.2定期检查和研究学生档案工作中存在的实际问题。

9.2学生工作部门领导的职责

9.2.1制定和健全有关管理制度，切实做到把学生档案全面纳入学生工作之中，并监督各部门执行。

9.2.2加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证学生档案质量。

9.2.3对本部门管理干部和专（兼）职学生档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

9.3学校档案部门职责

9.3.1认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，制订本校学生档案工作各项管理制度并付诸实施。

9.3.2督促、指导和检查全校学生档案工作，验收各部门移交的学生档案。

9.3.3按照《学生类档案工作规范》要求做好学生档案的各项业务工作。

9.3.4努力开发学生档案信息资源，充分发挥其作用。

9.3.5积极开展学生档案理论研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量。

9.3.6组织全校专（兼）职学生档案员的业务学习，经验交流。

9.4各部门专（蒹）职学生档案干部职责。

9.4.1做好本单位学生工作文件材料的形成积累工作。

9.4.2将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。

9.4.3做好存放在本单位的学生档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。