山东女子学院重大活动档案管理办法

 

第一条　为了规范学校重大活动档案的完整收集、及时移交、安全管理和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《山东省重大活动档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条　本办法适用于学校重大活动档案管理。

　　第三条　本办法所称重大活动档案，是指在下列学校活动中直接形成且具有保存价值的文字、照片、声像资料、电子文件、标志性实物等不同形式和载体的原始记录：

　　（一）党和国家、省级及上级主管领导人、知名人士到校视察、检查、指导、调研工作中形成的材料；

　　（二）学校举办重大政治、科技、教学科研、文化体育活动形成的材料；

（三）学校党代会、职代会及学校举办重大庆典、纪念活动中形成的材料；

（四）涉及全校的重大专项工作，在申报、验收、评估中形成的材料；

（五）学校重要外事交流活动形成的材料；

（六）处置重大事件和解决重大纠纷中形成的材料；

（七）在其他有重大影响的活动如精品课程、参加校外大赛等活动中形成的材料。

第四条　重大活动档案管理工作遵循统一领导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

　　第五条　重大活动的主办、承办部门（单位）负责重大活动材料的收集、整理、移交工作。

学校档案工作领导小组统一领导重大活动档案管理工作，协

调解决重大活动档案管理工作中的重大问题。

　　学校档案馆负责监督、指导学校重大活动档案管理工作，负责学校重大活动档案保管和利用。

第六条　重大活动的主办、承办部门（单位）在制订重大活动实施计划时，应当同时制订重大活动档案管理方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，制订并落实相应的收集、整理、移交、保管等措施，保证活动档案的齐全、完整、准确和系统。

举办、承办部门（单位）对是否属于重大活动无法判定的，由举办、承办部门（单位）报学校档案工作领导小组审定。

　　第七条　举办、承办部门（单位）应当按照学校有关重大活动材料归档范围和保管期限的规定，收集、整理、归档、移交重大活动档案。

   学校重大活动档案材料的归档范围包括：

（一）重大活动的计划、方案、报告、总结、请示、批复、日程安排、通知等资料；

（二）重大活动中的领导讲话、题词、专家学者发言材料、活动简报、宣传报道、纪念册、画册等；

（三）重大活动中产生的录音、录像、照片等声像材料（刻成光盘归档，照片洗印）；

　　（四）活动中有保存价值的的凭证性和标志性实物（如活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等），不能移交的实物的要拍成照片并附说明；

（五）其他能反映重大活动情况的材料。

第八条  学校重大活动档案的保管期限为“永久”。

　　第九条　举办、承办部门（单位）应当全面收集重大活动的各类声像材料及其它宣传报道材料。对举办、承办部门（单位）提出的收集要求，负责重大活动录音、录像、拍照、宣传报道工作的单位以及工作人员应当予以配合。

　　第十条　需要学校档案馆参与拍摄和档案资料收集工作的重大活动，主办或者承办单位应当在重大活动确定后及时通知档案馆，档案行馆可以根据需要安排专业人员参与拍摄和档案资料收集。

重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的，新闻媒体应当在活动结束之日起60日内向学校档案馆移交一套原素材声像档案。

第十一条　重大活动档案收集、整理、移交工作按照以下规定处置：

（一）一个部门（单位）举办、承办的重大活动，其重大活动档案由举办、承办部门（单位）指定专人负责收集、整理，自重大活动结束之日起3个月内向学校档案馆移交。

（二）两个以上单位联办的跨部门、跨单位综合性的重大活动，应当自重大活动结束之日起3个月内，由各联办单位分别指定人员共同完成档案材料的收集、整理后向学校档案馆移交。

（三）举办、承办部门（单位）成立临时组织机构的，其重大活动档案由临时组织机构负责收集、整理，在临时组织机构停止办公之前向学校档案馆移交。 

因特殊情况延期移交的，须经学校档案工作领导小组同意。

第十二条　属于学校所有的重大活动档案的临时保管部门（单位），应当采取有效措施，确保档案的完整和安全。对保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案不安全或者损毁的，保管部门（单位）应当立即向校档案馆移交。

　　第十三条　学校鼓励有关组织和个人向学校档案馆捐赠、寄存重大活动档案。向学校档案馆捐赠、寄存重大活动档案的组织和个人，对档案中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不宜对外开放的部分提出限制利用的意见，并可以无偿、优先利用其捐赠、寄存的档案材料，学校和档案馆应当维护其合法权益。

第十四条　学校档案馆应在重大活动档案进馆30日内依法向全校开放，并在学校档案管理系统的档案动态栏目中公布重大活动档案案卷目录，做好重大活动档案的保管和利用工作。

　　第十五条　对在重大活动档案收集、整理、保护、提供利用工作中做出突出贡献的部门、单位或个人，学校给予表彰和奖励。

　　第十六条　违反本办法规定，有下列行为之一的，责令限期改正，逾期不改正的，学校将依法、依规追究责任。

　　（一）未按规定建立重大活动档案的；

　　（二）未按规定收集、整理、归档、保管重大活动档案的； 

　　（三）未按规定移交重大活动档案或者档案移交不完整的； 

　　（五）未按规定接收、管理重大活动档案的；

　　（六）未按规定向全校开放重大活动档案的。

　　第十七条　档案工作人员在重大活动档案管理工作中滥用职权、玩忽职守、失密泄密的，学校将依法、依规追究责任。

第十八条　各部门、各单位在处置重大突发事件中形成的档案材料参照本办法执行。

第十九条  本办法由学校档案工作领导小组负责解释。

第二十条第二十一条 本办法自颁布之日起实行。