山东女子学院电子文件归档管理暂行办法

 

第一章  总则

第一条  为适应档案管理信息化建设的需要，加强和规范学校教学、科研和管理活动所产生的电子文件管理，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，充分发挥电子文件的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子文件归档与管理规范》和《山东省电子文件归档管理暂行办法》等有关规定和标准，结合学校实际，制定本办法。 

第二条  本办法规定了学校在教学、科研和管理活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档、保管、利用的原则、方法和要求。各部门、各单位（下称各立卷部门）应根据本办法，做好电子文件归档管理工作。

第三条  本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第四条  各立卷部门应明确一名分管领导，负责监督、检查本单位电子文件的归档工作，同时配备一名政治素质高、具有一定计算机水平的档案管理人员，负责本部门形成的电子文件的收集、积累、整理归档等工作；档案馆负责归档电子文件的管理，包括业务指导、监督检查、分类鉴定和保管利用等工作，保证归档电子文件的齐全、准确、完整、有效；学校信息网络部门为电子文件的归档管理提供必要的技术支持和技术保障。

第五条  电子文件与对应的纸质文件同步归档，任何部门和个人不得以任何形式和理由拒绝归档。

第二章　电子文件收集积累

第六条  凡是反映学校教学、科研和管理等活动，具有查考和保存价值的电子文件均应收集归档。收集积累的电子文件可分为稿本类型和格式类型。

（一）稿本类型

1.电子文件定稿：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值。稿本代码为M。

2.电子文件正本：将修改、签发完的定稿电子文件正式印制完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。稿本代码为F。

3．电子文件可以根据需要确定是否收集其定稿和历次修改稿。为了体现工作的连续性，一个文件在不同阶段的不同版本，也应根据需要进行归档。

（二）格式类型

1.文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。

2.数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。类别代码为D。

3.计算机程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。类别代码为P。

4.图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。类别代码为G。

5.图像文件：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。类别代码为I。

6.影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。类别代码为V。

7.声音文件：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。类别代码为A。

8.超媒体链结文件：用计算机超媒体链结技术制作的文件。类别代码为O。

    第七条  学校形成的同一类型的电子文件格式应统一。文本文件推荐采用PDF格式；图像文件推荐采用JPEG或TIFF格式；视频或多媒体文件推荐采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式。

第八条  收集的电子文件应设置为只读状态，保证电子文件不被非正常改动，并存储在特定的载体上脱机保存。

电子文件在形成、接收时应制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生信息变化均应制作备份。对已经办理完毕的电子文件，无论是否归档，均应定期制作备份。

收集的电子文件均应按顺序登记，与电子文件一同存放。归档时应输出一份纸质登记表。

第三章　电子文件归档整理

第九条  电子文件归档方法

电子文件可以采取物理归档或逻辑归档两种方式。物理归档是指将电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案管理部门移交的过程。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现电子文件的管理权向档案管理部门移交的过程。

第十条  电子文件归档要求

（一）立卷部门整理完毕的电子文件，应及时拷贝至耐久性强的载体上脱机保存。推荐使用的载体，按照优先顺序依次为：只读光盘、一次性读写光盘、磁带、可读写光盘、硬磁盘等。载体上应标注盘内文件内容、文件类别、存入日期、磁盘编号等。不允许使用软盘作为归档电子文件长期保存载体；

（二）非通用格式的电子文件归档时，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

第十一条　各立卷部门根据本单位纸质文件归档范围归档电子文件并填写《山东女子学院归档电子文件登记表》（见附件1）。对归档范围内的电子文件应检查其是否齐全，同时检验电子文件的真实性、完整性和有效性，填写《山东女子学院电子文件移交、接收、检验登记表》（见附件2）。由本部门负责人签署审核意见后，按要求归档。

第十二条　档案馆在接收归档电子文件载体之前，应检验归档的每套载体及其技术环境，合格率达到100%方可交接。检验项目包括有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性；核实登记表、软件、说明材料是否齐全；核实审核手续是否完备；对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册是否完整。检验合格后，在立卷部门提交的《山东女子学院档案电子文件移交、接收、检验登记表》上签字盖章。

第十三条  归档时间　

电子文件办理完毕后一周之内，在网络上完成电子文件的逻辑归档。电子文件的物理归档时间为次年的6月底前，同本年度的纸质文件归档时间相同。物理归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少1年以上。

第十四条　电子文件的整理

（一）电子文件以件为单位，依据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》整理；

（二）电子文件按照《高等学校档案实体分类法》编制实体分类号；

（三）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码＋文件格式类型代码＋顺序号。

存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

文件格式类型代码见本办法第六条。

电子文件编号方案为：年度号＋载体编号＋文件件号。

电子文件的题目方案为：文件标题＋·扩展名。文件标题必须是与文件内容一致的、有明确意义的表述，扩展名必须是该文件类型约定的扩展名。

第十五条　学校档案管理部门接收归档电子文件载体后，应制作一式3套，一套封存保管（A）；一套供查阅利用（B）；一套异地保存（C）。归档载体应作防写入处理。

  第四章  电子文件保管利用

第十六条　电子文件保管要求　

归档电子文件的保管除应符合纸质档案要求外，还应符合下列条件：

（一）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（二）操作时应避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层；

（三）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。如果条件允许尽量存放在专门的文件柜内；

（四）环境温度保持17～20^OC；相对湿度保持35～45%。

第十七条　馆藏电子文件，每2年抽检一次，抽检率不低于40%，并将抽验结果填入《山东女子学院归档电子文件管理登记表》（见附件3）。发现问题应及时采取恢复措施。

第十八条　计算机设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应转换电子文件载体，在载体转换工作完成后，原载体仍需保存4年。

第十九条　在电子设备未更新的情况下，电子文件应每4年复制转存一次。需要抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于4年。

第二十条　对电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。在相同条件下，应优先考虑载体的可靠性和先进性。

第二十一条　电子文件的利用

（一）封存的电子文件不得利用和外借，利用时应使用电子文件的复制件；

（二）对具有保密要求的电子文件不得在网上提供利用。

第二十二条　学校档案管理部门应按年度及时完成归档电子文件的接收、保管、利用情况统计等工作。

第五章  电子文件鉴定销毁

第二十三条　电子文件的保管期限参照国家、教育部及学校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。按照国家有关档案鉴定的规定，及时对已到期的归档电子文件组织价值鉴定。经鉴定确无保存价值的归档电子文件，应按规定程序，由学校主要负责人签字后，方可销毁。

第二十四条　属于保密范围的电子文件销毁时，应连同其存储载体一并销毁并在网络中彻底清除。

第六章  附则

第二十五条  本办法由档案馆负责解释。本办法未尽事宜，参照《电子文件归档与管理规范（国家标准）》和《山东省电子文件归档管理暂行办法》实施。

第二十六条  本办法自印发之日起施行。

 

 

附件1          山东女子学院归档电子文件登记表

编号：         

形成部门
联 系 人				电话
提交介质		□CD光盘   □ DVD光盘  □硬磁盘  □其他
载体编号
文件稿本类型		□文件定稿   □文件正本
文件格式类型		□文本文件   □图像文件   □图形文件   □影像文件 □声音文件   □超媒体链接文件  □程序文件  □数据库文件
文件特征描述		操作系统：   数据库系统：   相关软件（文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等）
文件数量			总字节数
文件编号	文件题目		形成时间			文件稿本代    码	文件格式代    码	保管期限

提交人：                                                                                   接收人：

时  间：                                                                                    时  间：

附件2

山东女子学院归档电子文件移交、接收、检验登记表

类  别	项   目	移交单位：	接收单位： 档案馆
来源性检验	是否属归档范围	□是   □ 否	□是   □ 否
	是否是归档机构的合法生成者或拥有者	□是   □ 否	□是   □ 否
真实性检验	电子文件内容
	电子文件真实性保障措施
	保障电子文件真实性元数据
完整性检验	电子文件信息内容	□完整   □ 不完整	□完整   □ 不完整
	电子文件元数据	□完整   □ 不完整	□完整   □ 不完整
	电子文件版本信息	□完整   □ 不完整	□完整   □ 不完整
	电子文件模板信息	□完整   □ 不完整	□完整   □ 不完整
	电子文件附件信息	□完整   □ 不完整	□完整   □ 不完整
技术性检验	载体外观	□合格   □ 不合格	□合格   □ 不合格
	存储格式	□合格   □ 不合格	□合格   □ 不合格
	病毒检验	□合格   □ 不合格	□合格   □ 不合格
	有效性鉴定	□合格   □ 不合格	□合格   □ 不合格
签章	填表人（签名）
	审核人（签名）
	部门（印章）	年   月    日	年   月    日

  注：“元数据”指描述电子文件属性的数据，包括文件的格式、编配结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形处理软件、字符集等数据。     

 

附件3

山东女子学院归档电子文件管理登记表

项  目	检验记录	处置措施
归档电子文件 设备情况
新设备兼容性 检验
存储载体转存 登记
备  注

 

 

填表人（签名）                              年  月  日

 

 

审核人（签名）                              年  月  日

 

 

档案馆（签章）                              年  月  日