关于做好2015年度档案收集工作的通知

各部门、各单位：

根据2016年山东女子学院档案工作安排，现将2015年立卷归档工作通知如下，请按时完成档案的整理和移交。

一、立卷归档时限

2015年档案整理、移交工作自3月14日开始至6月30日结束。

二、归档文件范围

在2015年度学校公务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的历史记录。各部门、各单位具体整理归档文件材料的范围详见附件一：《山东女子学院各部门、各单位文件材料归档范围》及附件二：《山东女子学院电子文件归档管理暂行办法》 。

三、立卷归档注意事项

（一）学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。凡应收集归档的文件材料，各单位要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范，并在规定时间内完成立卷归档任务。

（二）各部门兼职档案员负责本部门档案的整理组卷和目录编制（卷内目录、案卷目录），档案馆负责业务指导。

（三）案卷目录，卷内目录一律用A4纸打印，各项表格在档案馆网站首页《表格下载》栏目中选取，在编制目录过程中采用宋体5号字，不得随意更改字体和原始表格。

四、电子档案归档要求

电子档案与纸质档案同步归档，各部门在向档案馆移交纸质档案材料的同时移交电子档案。各部门根据《山东女子学院电子文件归档管理暂行办法》中的规定整理电子档案。

五、其他事项

档案馆将竭诚为各部门、单位文件材料和电子档案归档工作提供热情、周到服务。

档案馆业务指导部（纸质、实物档案）

电 话：86526828

联系人:刘晓云 董央央

附件1 山东女子学院各部门、各单位文件材料归档范围

附件2 山东女子学院电子文件归档管理暂行办法

山东女子学院档案馆

2016年3月14日